10 tips voor minder rommel en meer productiviteit en veiligheid op het werk

Rommel op het werk zorgt voor meer problemen dan u misschien zou denken. Enkele feiten:

• Een kort online-onderzoek heeft aangetoond dat de gemiddelde werknemer tot 4,3 uur per week verspilt aan het zoeken naar documenten die niet op de juiste plaats liggen.
• Volgens de NAPO (National Association of Productivity and Organizing Professionals) zijn rondslingerende papieren nog altijd een van de grootste problemen op de werkvloer.
• Uit een eerder Amerikaans onderzoek (Cost of Disorganization) bleek dat 46% van alle kantoormedewerkers het afgelopen jaar een map, mobiele telefoon, rekenmachine, USB- of geheugenstick, aktetas of laptop is kwijtgeraakt.

Vertrouwelijke informatie die wordt achtergelaten – op papier of op een harde schijf – vormt uiteraard een enorm veiligheidsrisico.  

Tips om uw werkplek te organiseren

1. Gebruik een gestandaardiseerd archiefsysteem
   Alle spullen moeten een vaste plaats hebben zodat u weet waar alles ligt of waar u alles moet leggen wanneer u klaar bent. Gebruik een gestandaardiseerd archiefsysteem voor papieren en digitale documenten. Zo is alles correct geïndexeerd en vindt u alle documenten snel terug.
2. Maak een to-do-lijst
   Houd een to-dolijst bij met wat u die dag (week, maand) moet doen. Uw aandacht moet in de eerste plaats gaan naar het afwerken van deze lijst. Dit zal u ook helpen om de prioriteit van de informatie die u aanmaakt, bewaart of verwijdert correct in te schatten.
3. Label uw vertrouwelijke informatieMet labels kunt u informatie beter organiseren. Vertrouwelijke informatie moet worden gelabeld volgens inhoud en de datum waarop de informatie mag worden vernietigd (weggegooid) volgens de privacywetgeving.
4. Gebruik mappen en ruim uw bureau op
   Door projectinformatie te bewaren in mappen verzamelt u geen losse papieren op uw bureau en het helpt ook om documenten op een harde schijf gesorteerd te houden. Een opgeruimd bureau en bureaublad helpt te voorkomen dat informatie wordt gelezen of gestolen door informatiedieven. Met een Clean Desk Policy is het makkelijker om deze doelstellingen te verwezenlijken. Medewerkers wordt namelijk gevraagd om geen vertrouwelijke informatie zichtbaar achter te laten op hun bureau of computerscherm aan het eind van de werkdag.
5. Bewaar vertrouwelijke informatie achter slot en grendel
   Alle vertrouwelijke informatie moet worden opgeborgen achter slot en grendel – in een afsluitbare lade of een archiefkast of -kamer en beschermd door wachtwoorden en andere IT-veiligheidsmaatregelen.
6. Gooi weg wat u niet meer nodig heeft
   Gooi documenten en bestanden regelmatig weg. Vertrouwelijke informatie die u niet langer hoeft bij te houden, moet op een beveiligde manier worden vernietigd. Maak op harde schijven de map 'downloads' leeg en verwijder dubbele bestanden en ongebruikte toepassingen. Denk eraan dat het verwijderen van bestanden helpt om uw werk beter te organiseren, maar dat ze daardoor niet noodzakelijk permanent verdwenen zijn van de harde schijf. Vernietig alle harde schijven wanneer de digitale informatie niet langer nodig is of de harde schijf stuk is.  
7. Maak een back-up van uw vertrouwelijke bestanden
   Een back-up van uw bestanden is essentieel wanneer uw computer crasht of gehackt wordt door ransomware.
8. Maak gebruik van technologie
   Bewaar telefoonnummers en andere vaak gebruikte gegevens op uw computer en/of mobiele telefoon. Online ‘organisers’ kunnen daarbij helpen.
9. Ruim op
   Ruim uw persoonlijke werkomgeving elke dag op. Hang jassen op een vaste plaats en bewaar handtassen e.d. in een afgesloten lade. Een opgeruimd bureau geeft een georganiseerde indruk aan bezoekers en collega's. 
10. Denk aan het milieu
    Lampen, bureaus en stoelen die nog in goede staat zijn, kunt u recycleren of aan een goed doel geven, maar papieren of digitale documenten mag u nooit zomaar weggooien of laten recycleren zonder dat de informatie eerst werd vernietigd. Een 'Shred-it All'-beleid houdt in dat alle documenten, zowel op papier als digitaal, op een beveiligde manier worden vernietigd voordat ze worden gerecycled.Maak vandaag een start met het beschermen van uw bedrijf

Wilt u meer weten hoe wij u kunnen helpen bij het beschermen van uw vertrouwelijke papieren documenten, archief en harde schijven? Contacteer ons voor een vrijblijvende offerte en een gegevensbeveiligingsonderzoek.