Beheer van studentendossiers – best practices met betrekking tot opslag en verwijdering

Nu de zomer ten einde loopt en het nieuwe academische jaar begint, zullen organisaties zoals scholen, examencommissies en studiefinancieringsorganisaties een grote hoeveelheid nieuw papierwerk ontvangen. Dit terwijl ze zich juist zullen willen ontdoen van onnodige documenten.

Daarom zal een veilig en effectief beleid voor het beheer van studentendossiers bijdragen aan het ordenen van de studentenbestanden die u verwerkt en creëert, zodat ze op een veilige manier kunnen worden opgeslagen en verwijderd.

Bewaring van studentengegevens en de AVG

Een van de voordelen van het instellen van een beleid voor het beheer van studentendossiers is dat het u zal helpen om de bewaartermijnen en AVG omtrent studentenbestanden na te leven. We weten allemaal dat de AVG een belangrijke bijdrage levert aan de veiligheid van onze gegevens. Van het omgaan met persoonlijke informatie zoals naam, leeftijd en adres tot financiële gegevens en zelfs medische dossiers: er wordt dagelijks met gevoelige gegevens omgegaan.

Daarom helpt het implementeren van een beleid voor het beheer van studentendossiers catastrofale datalekken te voorkomen en de integriteit van uw organisatie en de vertrouwelijke informatie van uw studenten te beschermen.

Beheer van studentendossiers

Of u nu papieren of digitale studentenbestanden bijhoudt, een effectief en veilig beleid voor het beheer van studentendossiers helpt de integriteit van de gegevens van uw studenten te waarborgen.

Het kan soms een lang proces zijn om de studentenbestanden van het afgelopen studiejaar te archiveren, maar door de onderstaande stappen voor het beheer van studentendossiers te implementeren, draagt u bij aan de beveiliging en integriteit van de vertrouwelijke informatie van uw studenten. Ook bouwt u zo vertrouwen in uw merk op en helpt u bij het naleven van de AVG en die uiterst belangrijke bewaartermijnen.

Orde scheppen

Orde scheppen is een belangrijke stap in het beheer van studentendossiers. Er zijn zoveel verschillende soorten documenten die een verscheidenheid aan informatie bevatten, dat het ordenen ervan een ontmoedigende klus kan lijken. Creëer daarom categorieën voor verschillende soorten documenten, zodat ze in de toekomst gemakkelijk vindbaar en toegankelijk zijn.

Beveiliging

Of u de studentenbestanden nu traditioneel op papier opslaat of digitaal op een harde schijf of USB, beveiliging is van groot belang. Studentenbestanden bevatten zeer gevoelige informatie, dus investeren in hoogwaardige beveiliging, zoals een veilige, afsluitbare archiefkast, of een beveiligd netwerk of cloudservice, is de moeite waard.

Door deze belangrijke procedures te volgen, kunt u uw werkruimte opruimen en tegelijkertijd een bijdrage leveren aan de naleving van de AVG. Er is echter nog een belangrijke stap voor de inzet van een effectief beleid voor het beheer van studentendossiers, en dat is het veilig verwijderen van deze zeer gevoelige documenten. 

Een datalek kan intern plaatsvinden door een fout van een medewerker, of extern door een gebrek aan beveiliging in de recyclingfase van het verwijderingsproces. Daarom kan een samenwerking met een toonaangevend informatiebeveiligingsbedrijf zoals Shred-it u helpen om uw studentenbestanden van begin tot eind veilig te stellen.

Veilige vernietiging van dossiers met Shred-it

Uw beleid voor het beheer van studentendossiers zal u helpen bij het ordenen en beveiligen van uw vertrouwelijke documenten terwijl ze op kantoor worden bewaard. Maar uw beleid voor het beheer van studentendossiersgarandeert de integriteit van deze documenten niet voorgoed. En dat is waar we u van dienst kunnen zijn.

We hebben het vernietigingsproces voor gegevensbeheer van Shred-it ontworpen om vertrouwelijke informatie te beschermen. 

Kom meer te weten over ons veilige verwijderingsproces. Of u nu op zoek bent naar vernietigingsdiensten voor papier, harde schijven of media: wij beschikken over de opties om aan uw behoeften te voldoen. Neem vandaag nog contact op om te ontdekken hoe onze diensten uw bedrijf, klanten en werknemers kunnen beschermen.