Informatiebeveiliging: zo zien vertrouwelijke documenten eruit

Menselijke fouten waren de oorzaak van bijna twee derde (62%) van de datalekken die in 2016 werden gerapporteerd aan het Information Commissioner’s Office (ICO) in het Verenigd Koninkrijk gedurende een periode van drie maanden.

Het lekken van vertrouwelijke informatie is een vergissing die snel kan gebeuren, zeker wanneer niet duidelijk is of een document nu ‘vertrouwelijk’ is of niet.  

Een eerste stap, zowel thuis als op het werk, om het risico op een datalek te verminderen, is weten naar welke gegevens informatiedieven op zoek zijn.

Zo zien vertrouwelijke documenten eruit

• Ze bevatten persoonlijk identificeerbare informatie (PII)
  Aan de hand van PII kan een persoon op de een of andere manier worden geïdentificeerd (bijvoorbeeld door een handtekening, naam, adres, telefoonnummer, rijbewijs, opleidingsinformatie of medische gegevens). Op het werk kan PII bestaan uit een personeelsdossier of informatie over een klant of leverancier.  
• De informatie is beschermd door de privacywetgeving
  De privacywetgeving en andere wetten regelen vele aspecten van het informatiemanagement op het werk. Organisaties zijn wettelijk verplicht om de privacy van hun partners, klanten en werknemers te beschermen door vertrouwelijk informatie te beveiligen. Er geldt vaak een minimum- en maximumtermijn voor de opslag van dergelijke gegevens. Gebruik een bewaarschema en voorzie elk document van een label met de datum waarop het vernietigd moet worden. Consumenten kunnen de wet raadplegen om te weten welke documenten ze moeten bijhouden en voor hoe lang.  
• Ze bevatten bedrijfsgeheimen
  Bedrijven moeten informatie beschermen die niet in handen mag vallen van andere bedrijven of personen. Dat kan gaan om gegevens met betrekking tot onderzoek en ontwikkeling, sales- en marketingstrategieën, winst- en verliesrekeningen, bedrijfsgeheimen, intellectuele eigendommen en belastinginformatie.
• Ze bevatten financiële gegevens
  Financiële documenten die verwijzen naar een bedrijf of een persoon moeten worden beveiligd. Het gaat dan onder meer om transactiebonnen van geldautomaten, krediet- en bankafschriften en ontvangstbewijzen, teruggezonden cheques, goedgekeurde kredietaanvragen, investeringen, aandelen of eigendomstransacties.  
• Vaak zijn het onopvallende documenten
  Er zijn ‘vertrouwelijke’ documenten waar veel mensen zich gewoon niet bewust van zijn. Bijvoorbeeld instapkaarten (de barcode bevat contactinformatie), verzendetiketten (adreslabels op pakketten bevatten mogelijk vertrouwelijke informatie), ongewenste reclame (vaak staan persoonlijke gegevens vermeld in de correspondentie), foto’s (zelfs als dieven geen volledige identiteit kunnen stelen met een foto, kunnen ze er een verzinnen), post-its (mensen schrijven vaak wachtwoorden op memoblaadjes) en loonstrookjes (die kunnen informatie bevatten over de zorgverzekering of bankrekeningnummers).
• Het zijn digitale documenten
  De meeste mensen weten dat vertrouwelijke informatie vaak op papier staat, maar vergeten soms dat gegevens op een harde schijf toegankelijk kunnen zijn voor bijvoorbeeld cybercriminelen. Het bewaren van harde schijven is gevaarlijk omdat de gegevens kunnen worden hersteld met behulp van speciale software, hoe oud of beschadigd de harde schijf ook is.  

Vertrouwelijke documenten beschermen

Voor een gegarandeerde bescherming moet vertrouwelijke informatie die overbodig is geworden op een beveiligde manier worden vernietigd. Werk daarom samen met een professioneel vernietigingsbedrijf dat versnippertechnologie gebruikt voor papieren documenten en industriële vernietigingsapparatuur voor harde schijven en andere elektronische media. Een Shred-it All-beleid, waarin staat dat alle documenten worden vernietigd wanneer ze niet langer nodig zijn, helpt het risico op fouten en fraude door werknemers te voorkomen. 

Maak vandaag een start met het beschermen van uw bedrijf

Wilt u meer weten hoe wij u kunnen helpen bij het beschermen van uw vertrouwelijke papieren documenten, archief en harde schijven? Contacteer ons voor een vrijblijvende offerte en een gegevensbeveiligingsonderzoek.