Shred-it: de voordelen van beveiligd papier recyclen

Wordt papier bij u op het werk op een veilige manier gerecycleerd?

We doen al heel wat op het vlak van papierrecyclage, maar het kan nog altijd beter. Volgens een bericht uit 2015 van de ICFPA (International Council of Forest and Paper Associations) ligt het recyclagepercentage voor papier wereldwijd tussen de 58% en 75%.

Ook informatiebeveiliging speelt een essentiële rol in de manier waarop we met papier omgaan en er zijn zowel grote als kleine bedrijven die hun papieren documenten op een andere manier moeten behandelen.

Naast gevestigde recyclageprogramma's, helpen andere initiatieven zoals een Clean Desk Policy bedrijven om hun inspanningen voor het milieu te maximaliseren.

Daarnaast zijn er nog andere maatregelen die bedrijven moeten nemen om vertrouwelijke informatie te beschermen.

Hier leest u hoe aandacht voor informatiebeveiliging en een veilige recyclering de traditionele verwerking van weggegooide documenten kan verbeteren en bovendien het milieu kan beschermen.

Documenten aanmaken (documentbeheer)

Traditionele manier: Omdat het belangrijk is minder papier te verbruiken, werden groene strategieën uitgewerkt zoals de digitalisering van informatie en het dubbelzijdig afdrukken. Toch moeten sommige documenten nog altijd beschikbaar zijn op papier. Zodra die documenten niet meer nodig zijn, zijn we het gewend ze gewoon weg te gooien.

Veilig recycleren: Een onderneming die veiligheid hoog in het vaandel draagt, heeft een beleid voor documentbeheer zodat vertrouwelijke informatie wordt beschermd gedurende de volledige levensduur van een document. Dat beleid moet de wetten betreffende databescherming naleven en ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie op een beveiligde manier wordt vernietigd wanneer ze niet langer nodig is. In de praktijk informeert het beleid de werknemers ook over het belang van informatiebeveiliging.

Papier niet weggooien in papiermanden

Traditionele manier: Papieren documenten worden doorgaans weggegooid in open papiermanden die overal op het werk te vinden zijn. Zulke papiermanden verhogen het risico op een beveiligingsinbreuk omdat de documenten bekeken of gestolen kunnen worden door interne fraudeurs en andere criminelen.

Veilig recycleren: Een partner die documenten vernietigt installeert afgesloten consoles op de werkplek. Wanneer vertrouwelijke, papieren documenten niet langer nodig zijn, gooien werknemers ze in een van de consoles. Zodra het papier in de console zit, kan het er niet meer uit worden gehaald. We raden ook een 'Shred-it All'-beleid aan zodat de beslissing over wat wel of niet vertrouwelijk is niet wordt overgelaten aan de werknemers, maar alle documenten uiteindelijk op een beveiligde manier worden vernietigd.

Ophalen door informatiebeveiligingsdeskundigen

Traditionele manier: Bij de traditionele manier van werken worden papiermanden op kantoor leeggemaakt in grotere, open containers die vaak buiten worden gezet om te worden opgehaald. Vertrouwelijke informatie kan zo in handen vallen van informatiedieven.

Veilig recycleren: Volgens een overeengekomen inzamelplanning, komen informatiebeveiligingsdeskundigen naar de werkplek om de consoles gecontroleerd te legen en de documenten weg te brengen zodat ze op een beveiligde manier worden versnipperd.

Vernietiging met 'vernietigingscertificaat'

Traditionele manier: Papier wordt per vrachtwagen naar een recycleringsinstallatie gebracht, maar de informatie loopt onderweg wel gevaar. In de recycleringsinstallatie worden de documenten gesorteerd door ongescreend personeel. Hoewel de documenten uiteindelijk wel worden vernietigd, is er geen gegarandeerde vernietigingstermijn en geen bewijs van de vernietiging.

Veilig recycleren: Een professioneel documentvernietigingsbedrijf beschikt over een beveiligd vernietigingsproces waarbij gebruik wordt gemaakt van een industriële versnipperaar. Het versnipperde papier wordt gebundeld en naar een papierfabriek verscheept om te worden gerecycleerd. Na elk versnipperproces ontvangt het bedrijf een vernietigingscertificaat.

Dankzij deze gratis tips met beste praktijken voor informatiebeveiliging ontdekt u hoe uw bedrijf het risico op een datalek kan verminderen.