Wat u moet weten voordat u een documentvernietigingsbedrijf inhuurt

Het begin van het nieuwe jaar is een uitstekend moment om uw databeveiliging te verbeteren. Een van de belangrijkste beslissingen die een bedrijf kan nemen, is de organisatie van het beveiligd vernietigen van digitale en papieren gegevens die niet langer nodig zijn.

Wanneer vertrouwelijke gegevens intact worden weggegooid, is er een verhoogd risico op datalekken.

Een datalek is om verschillende redenen schadelijk. Volgens het 2017 Cost of Data Breach-onderzoek van Ponemon, kost het gemiddelde datalek in de Verenigde Staten 7,35 miljoen dollar en bedraagt de gemiddelde prijs per gestolen bestand 225 dollar. Een datalek kan ook de reputatie van een bedrijf en het vertrouwen van de klanten beschadigen.

De juiste vernietigingspartner vinden

Hoe kunt u een documentvernietigingsbedrijf vinden dat uw informatie op een beveiligde en doeltreffende manier vernietigt?  

Hier zijn 8 manieren om een uitzonderlijke dienstverlener te vinden. 

1. Reputatie van het vernietigingsbedrijf
   Is het bedrijf een erkend leider met een uitstekende reputatie in de sector van de datavernietiging? Trek het bedrijf na, vraag naar referenties (en controleer ze) en zit samen met vertegenwoordigers van het bedrijf om hun beveiliging en vernietigingsprocessen te bespreken. 
2. Partnerschap
   Een organisatie toegang geven tot alle vertrouwelijke informatie van uw bedrijf is een grote stap – en u moet daarbij als een gewaardeerde partner worden behandeld. Er moet een gepersonaliseerde, flexibele en consistente service zijn op een hoffelijke manier. Er moeten ook extra services worden verleend, zoals beoordeling van veiligheidsrisico's en tips over veiligheid.
3. Compliance
   Als onderdeel van de on- of offsite vernietigingsdiensten, moet het bedrijf ook expertise en advies leveren over beveiligingswetten en -regelgeving in uw industrie en geografische gebied. U moet erop kunnen vertrouwen dat de leverancier op de hoogte is van alle privacyregels die van belang zijn voor uw bedrijf.
4. Veiligheidstraining voor al het personeel
   Vraag naar het selectieproces en de veiligheidstraining van het bedrijf. Er moet een grondige veiligheidsopleiding aanwezig zijn voor al het personeel en de medewerkers moeten ook worden nagetrokken.
5. Bewakingsketen
   Een veilige bewakingsketen is cruciaal vanaf het moment dat vertrouwelijke informatie niet langer nodig is op het werk. Er moeten vergrendelde, manipulatiebestendige consoles beschikbaar zijn, de informatie moet op een beveiligde manier worden verwijderd en de vernietiging op of buiten het bedrijfsterrein moet plaatsvinden in een afgesloten gebied waar de documentverwerker de enige is die toegang heeft. Er moet ook een soortgelijke procedure zijn voor het beveiligd opslaan, verzamelen en vernietigen van e-media en harde schijven.
6. Industriële vernietiging
   Hoe worden documenten en elektronica vernietigd? Het versnipperen verandert vellen papier in kleine confetti-achtige stukjes – en is de standaard in de industrie. Harde schijven en andere soorten media zoals schijven, cd's en mobiele apparaten – en alle gegevens die erop staan – moeten worden vernietigd door ze te verscheuren of verpletteren.
7. Bewijs
   Het moet mogelijk zijn om het vernietigingsproces bij te wonen. Bovendien moet het bedrijf een certificaat van vernietiging afgeven na elk vernietigingsproces om te garanderen dat de documenten op een beveiligde manier zijn vernietigd. Dit is belangrijk voor de naleving van de wetgeving en voor de gemoedsrust.
8. Aandacht voor het milieu
   Controleer of al het materiaal – papier en elektronica – naar de juiste bedrijven wordt gestuurd na vernietiging om te worden gerecycleerd. Sommige bedrijven leveren informatie zoals hoeveel bomen er worden gered voor elk ton gerecycleerd papier.

Maak vandaag een start met het beschermen van uw bedrijf

Wilt u meer weten hoe wij u kunnen helpen bij het beschermen van uw vertrouwelijke papieren documenten, archief en harde schijven? Contacteer ons voor een vrijblijvende offerte en een gegevensbeveiligingsonderzoek.