Gestion des dossiers étudiants – Bonnes pratiques de stockage et d’élimination

Alors que l’été touche à sa fin et que la nouvelle année universitaire débute, les établissements tels que les écoles, les commissions d’examen et les organismes de prêts aux étudiants vont recevoir un afflux de nouveaux documents, tout en cherchant à se débarrasser des documents inutiles.

C’est pourquoi une politique sûre et efficace de gestion des dossiers étudiants vous aidera à organiser les dossiers que vous traitez et créez, afin de les stocker et les éliminer en toute sécurité.

Conservation des dossiers étudiants dans le cadre du RGPD

L’un des avantages d’une politique de gestion des dossiers étudiants est de vous aider à suivre les périodes de conservation et les règles du RGPD qui s’appliquent aux dossiers des étudiants. Nous connaissons tous le rôle important que joue le RGPD pour nous aider à protéger nos données. Qu’il s’agisse d’informations personnelles telles que le nom, l’âge ou l’adresse, de données financières, voire de dossiers médicaux, vous traitez des données sensibles au quotidien.

C’est pourquoi la mise en place d’une politique de gestion des dossiers étudiants vous aidera à éviter des violations des données catastrophiques et à protéger l’intégrité de votre établissement ainsi que les informations confidentielles de vos étudiants.

Gestion des dossiers étudiants

Qu’elles soient au format papier ou numérique, les données contenues dans les dossiers de vos étudiants seront protégées de manière sûre et efficace par une politique de gestion des dossiers étudiants.

Le processus de classement des dossiers des étudiants de la dernière année universitaire peut être fastidieux, mais en mettant en œuvre les étapes de gestion des dossiers étudiants ci-dessous, vous contribuerez à la sécurité et à l’intégrité des informations confidentielles de vos étudiants, renforcerez la confiance envers votre marque et aiderez à vous conformer au RGPD ainsi qu’aux périodes de conservation si importantes.

Organiser

L’organisation est une étape importante de la gestion des dossiers étudiants, car il existe différents types de documents qui contiennent toutes sortes d’informations, et les organiser peut sembler une tâche insurmontable. Par conséquent, veillez à créer des catégories pour les différents types de documents, afin de pouvoir les retrouver et y accéder facilement à l’avenir.

Sécurité

Que vous conserviez les dossiers de vos étudiants en mode traditionnel sur papier ou au format numérique sur un lecteur ou une clé USB, la sécurité est importante. Les dossiers des étudiants contiennent des informations hautement sensibles. Il est donc utile d’investir dans un système de sécurité de haute qualité, tel qu’un coffre-fort, une armoire de classement verrouillable, un réseau sécurisé ou un service cloud.

Ces procédures fondamentales vous aideront à désencombrer votre espace de travail et à vous conformer au RGPD. Cependant, éliminer en toute sécurité ces documents très sensibles constitue une autre étape importante de l’application efficace d’une politique de gestion des dossiers étudiants.

Une violation des données peut survenir soit en interne, à la suite d’une erreur commise par un collaborateur, soit en externe, à la suite d’un problème de sécurité lors de l’étape « recyclage » du processus d’élimination. Par conséquent, un partenariat avec une entreprise de pointe en matière de sécurité de l’information, comme Shred-it, peut vous aider à assurer la sécurité des dossiers de vos étudiants de A à Z.
 

Élimination des dossiers en toute sécurité avec Shred-it

Votre politique de gestion des dossiers étudiants aidera votre établissement et protégera vos documents confidentiels durant leur stockage au bureau. Mais une politique de gestion des dossiers étudiants ne garantit pas indéfiniment l’intégrité de ces documents. C’est en cela que nous pouvons vous aider.

Le processus de déchiquetage de Shred-it en matière de gestion des données a été conçu pour assurer la sécurité des informations confidentielles.

Découvrez notre processus d’élimination sécurisée, qu’il s’agisse de destruction de documents papier, de lecteurs ou de services de destruction de médias : nous pouvons répondre à tous vos besoins. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nos services peuvent protéger votre établissement, vos collaborateurs et vos clients.