Les avantages d’un service de destruction sur site

Ne pas conserver ou détruire vos données confidentielles correctement peut augmenter la probabilité d’une fuite de données. C’est pourquoi l’une des solutions les plus sûres consiste à faire appel à un service de destruction sur site pour protéger les données confidentielles de votre entreprise, de vos clients et de vos collaborateurs.

Les services de destruction sur site présentent de nombreux avantages. Il est également essentiel que le prestataire de services et ses processus de destruction soient fiables et sûrs afin de minimiser les risques de fuite de données et de garantir la confidentialité de vos données.
 

Avantage de la destruction sur site

1. Sécurité des documents : Au lieu de jeter vos données confidentielles dans des poubelles de recyclage où le personnel de bureau et les visiteurs pourraient potentiellement voir ces données, avec la destruction sur site, vos données confidentielles sont conservées dans des consoles verrouillées, puis détruites en toute sécurité.
2. Aspect pratique : la destruction de documents est une méthode sécurisée de bout en bout, organisée par le prestataire de services. De la collecte au processus de déchiquetage lui-même, votre prestataire de confiance s’occupe de tout.
3. Gain de temps pour les collaborateurs et pour l’entreprise : laisser vos collaborateurs déchiqueter les données confidentielles de votre entreprise leur fait perdre du temps et expose votre entreprise au risque d’erreur humaine si les documents ne sont pas éliminés en toute sécurité. Le déchiquetage sur site fait gagner du temps aux collaborateurs et à l’entreprise tout en protégeant mieux vos données confidentielles.
4. Respectueux de l’environnement : un autre avantage important de la destruction sur site est qu’il est à la fois sûr et écologique. Shred-it ne travaille qu’avec des partenaires fournisseurs qui recyclent le papier que nous avons déchiqueté, ce qui rend notre processus de bout en bout à la fois sûr et écologique.
5. Tranquillité d’esprit du client : Le recours à la destruction sur site peut vous apporter une tranquillité d'esprit supplémentaire en vous garantissant que vos données confidentielles sont détruites en toute sécurité. En règle générale, un camion de broyage mobile se rend sur votre lieu de travail et vous remet un certificat de destruction afin que vous disposiez d'une preuve physique et visuelle de la destruction de vos données confidentielles.
    

Ce qu'il faut savoir avant de recourir au service de destruction sur site

La destruction sur site présente de nombreux avantages pour les entreprises et les organisations. Toutefois, il est également important de vous assurer de prendre en compte les éléments suivantes avant de détruire vos données confidentielles :
 

Périodes de conservation et RGPD

Avant de faire appel à un service de destruction sur site, assurez-vous d’avoir respecté les périodes de conservation imposées par le gouvernement et les directives du RGPD.

Une enquête de 2019 a révélé que 30 % des entreprises européennes ne sont toujours pas conformes au RGPD. Cela peut entraîner des amendes considérables et rendre les entreprises vulnérables à une éventuelle fuite de données.

En respectant les périodes de conservation imposées par le gouvernement et les directives du RGPD, vos données confidentielles ont plus de chances d’être protégées.

Que vous soyez une entreprise ou un travailleur indépendant, tenez-vous informé et vérifiez que vous respectez les dernières législations et recommandations de votre secteur. Les documents importants que les particuliers et les entreprises peuvent avoir besoin de conserver sont les suivants :

1.     Documents bancaires et relevés de comptes
2.     Déclarations d’impôts et dossiers fiscaux
3.     Registres, documents, reçus et factures comptables
4.     Fiches de paie
5.     Documents relatifs aux crédits et prêts
6.     Inventaires
7.     Rapports de gestion
8.     Copies des courriers commerciaux ou professionnels envoyés/reçus
 

Politique de conservation des documents sur le lieu de travail

Pour vous aider à respecter les périodes de conservation et les directives du RGPD, une bonne pratique consiste à mettre en place une politique de conservation des documents sur le lieu de travail. Ce type de politique vous permet de respecter les principales périodes de conservation et de ne conserver que les documents nécessaires.

Il vous suffit de suivre ces étapes pour mettre en place votre propre politique de conservation des documents sur votre lieu de travail :

1. Définissez des directives sur la durée de conservation des différents types de documents.
2. Suivez les recommandations et la législation du gouvernement ainsi que vos propres directives.
3. Réfléchissez à la finalité des documents que vous conservez.
4. Mettez en place une procédure d’ élimination sûre, comme la destruction sur site, pour détruire vosinformations confidentielles.
5. Actualisez votre politique de conservation pour refléter l’évolution de la législation.
    

Formation des collaborateurs

Une étude récente a révélé que 85 % des fuites de données sont dues à une erreur humaine. Il est donc essentiel que les entreprises et les organisations investissent dans la formation de leurs collaborateurs en matière de sécurité afin que les données confidentielles soient moins susceptibles d’être piratées.

Les fuites de données ayant coûté aux entreprises € 3.7 millions de livres sterling en 2021, les collaborateurs doivent être sensibilisés aux aspects suivants des formations sur la sécurité des données :

1. Le principal facteur motivant la formation à la sécurité des données est l’amélioration du niveau général de sécurité des données au sein de l’entreprise.
2. Des formations régulières permettent aux collaborateurs de se tenir informés des dernières pratiques en matière de sécurité des données afin de protéger les données confidentielles de l’entreprise.
3. La formation doit porter sur les mauvaises habitudes de travail, comme la perte d’ordinateurs ou de téléphones portables et la mauvaise manipulation des données.

En veillant à ce que vos collaborateurs soient parfaitement formés, vous pouvez respecter les périodes de conservation et les directives du RGPD et vous débarrasser de vos données confidentielles en toute sécurité grâce au déchiquetage sur site.
 

Destruction sur site en toute sécurité avec Shred-it

Une fois que vous aurez suivi les suggestions ci-dessus, vos données confidentielles seront mieux protégées avant et après leur élimination.

Le service de déchiquetage sur site de Shred-it, leader du secteur, peut aider votre entreprise ou organisation à protéger ses données confidentielles tout en contribuant à minimiser les risques de fuite de données.

Avec notre chaîne de contrôle sécurisée de bout en bout vos documents sont stockés dans des conteneursverrouillés et équipés de codes-barres. La lecture de codes-barres se fait à chaque point de contrôle afin de renforcer la sécurité de vos données confidentielles. Ensuite, les documents déchiquetés sont recyclés afin que nous puissions tous jouer notre rôle dans la protection de la planète.

Pour plus d’informations sur nos services de destruction sur site, Contactez-nous et découvrez comment nos services peuvent protéger votre entreprise, vos clients et vos collaborateurs.